Ausgelöst durch die Corona-Krise haben viele Unternehmen in Rekordgeschwindigkeit neue digitale Tools zur Kommunikation und Kollaboration sowie virtuelle Arbeitsmöglichkeiten eingerichtet. Unabhängig davon, welche Tools und Lösungen dabei verwendet wurden – angefangen von Microsoft Teams, über Slack bis hin zu Rock-Chat – war die Erfahrung damit in der Regel identisch: Die bisherige Zusammenarbeit lässt sich nicht 1:1 ins Digitale übersetzen. Die Erfahrungen mit der Digitalisierung der Arbeitswelt waren insgesamt positiv. Dennoch blieben die Ergebnisse zu oft hinter den Erwartungen zurück. Aus heutiger Perspektive ist jedoch zum einen klar, dass die Corona-Pandemie noch nicht ganz überstanden ist, und zum anderen deutet sich klar an, dass ein großer Teil der Unternehmen in Zukunft nicht mehr auf die vielen Vorteile der digitalen Tools verzichten will. Remote Work wird demnach zum festen Bestandteil der Arbeitswelt werden. Gerade darum ist es wichtig, die Versäumnisse nachzuholen, die bei der überstürzten Einführung zum Teil zwangsläufig geschehen sind.
Ohne Change-Management keine dauerhafte, nachhaltige Veränderung
Bei der raschen Einführung von digitalen Collaboration-Tools wurde in vielen Situationen deutlich, dass sich analoge Prozesse nicht ohne weiteres in die digitale Welt übertragen ließen. Das kann mehrere Ursachen haben. Bekanntlich sagte der ehemalige Vorstandschef der Telefonica, Thorsten Dirks, einmal: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ In anderen Worten: Die Einführung von Tools allein macht eine Organisation und ihre Arbeitsprozesse weder agil noch garantieren sie, dass sich alle Prozesse damit abbilden lassen.
Zudem muss (im Idealfall) bei der Einführung solcher Tools ein gewisser Lerneffekt vorausgehen. Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Tools in vollem Umfang nutzen können, ist Zeit notwendig, um sich mit allen Funktionen vertraut zu machen und ihre Anwendung zu lernen. In der Regel ist die Einführung von neuen Collaboration-Tools darum in ein dazugehöriges Change-Management eingebettet. Wie eine solche Strategie aussehen kann, habe ich an anderer Stelle am Beispiel der digitalen Transformation ausgeführt.
Remote Work: Strukturierung der Zusammenarbeit mit modernen Collaboration-Tools
Es war und ist sicherlich richtig, dass angesichts der Ausbreitung von COVID-19 die Unternehmen schnell gehandelt haben. Gleichzeitig wurde dadurch aber auch schnell deutlich: Die Einführung und Aktivierung ist nur die halbe Miete. Mindestens ebenso wichtig wie die Tools ist aber eine nachhaltige Strukturierung der Arbeitsprozesse. Neben klaren Vorgaben zur Nutzung der Tools sind hier die Berücksichtigung der Unternehmensprozesse sowie Anbindung und Integration in die bestehende Systemlandschaft unverzichtbar. Diese Integration hat darüber hinaus mehr als nur technische und organisatorische Aspekte. Sie berührt auch Fragen rund um Compliance, Datensicherheit, Cyber Security oder die Vergabe von Zugriffsrechten.
Auf dem Weg zu einer neuen Organisationskultur
Welche wichtige Rolle die Organisationskultur beim Thema Remote Work hat, lässt sich an drei Bereichen beziehungsweise Beispielen veranschaulichen:
- Moderation & Leadership: Collaboration-Tools sollen die Zusammenarbeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf allen Ebenen – und genau das tun sie zum Teil überraschend effektiv. Darum bekommen die Themen Moderation & Leadership eine ganz neue Relevanz. Zum einen ist es bei virtuellen Meetings und bei der Arbeit an Projekten wichtig, dass die Rolle der Moderation zur Koordination der Kommunikation besetzt ist. Im Bereich Leadership muss es zudem Anpassungen geben. Denn durch die Digitalisierung der Kommunikation und Kollaboration werden Organisationen agiler, Arbeitsprozesse flexibler und Hierarchien abgebaut. Diesen Entwicklungen muss Rechnung getragen werden, um das gesamte Potenzial, das in Remote Working steckt, zu heben.
- Sichtbarkeit: Eng damit verknüpft ist das Thema Sichtbarkeit. Remote Working bedeutet ein Stück weit von der bisher vorherrschenden Präsenzkultur abzurücken. Mit allen damit einhergehenden Vor- und Nachteilen. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstärkt virtuell zusammenarbeiten ist es wohl für diese selbst als auch für die Vorgesetzten und Führungskräfte wichtig, sichtbar zu bleiben. Nur so ist der Zusammenhalt im Team und die Produktivität dauerhaft zu gewährleisten. Die Einführung von Collaboration-Tools muss darum zwangsläufig zu Änderungen in der Organisationskultur führen.
- Transparenz: Nicht zuletzt zeigt sich das ganz konkret am Thema Transparenz. Bei der Arbeit in virtuellen Teams ist es essenziell wichtig, dass alle Beteiligten einen Überblick daran haben, wer woran arbeitet. In der virtuellen Arbeitsumgebung wird – anders als im Büro oder in der Abteilung – nicht mehr so einfach transparent, wer gerade an was arbeitet. Zu oft herrscht die Annahme vor: „Da wird sich bestimmt jemand darum kümmern.“ Um sicherzustellen, dass am Ende des Tages der Fokus auf der Produktivität liegt, sind Maßnahmen zur Förderung von Transparenz unumgänglich.
Digitales Mindset für höhere Produktivität
Diese Beispiele und Zusammenhänge machen klar, dass Produktivität in der digitalisierten Arbeitswelt nicht einfach nur auf neuen Tools basiert. Ohne das richtige Mindset wird es nicht gelingen, Remote Work dauerhaft zum Erfolgsmodell zu machen. Die Tools schaffen nur die Voraussetzung für Produktivität – es muss ein digitales Mindet der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzukommen. Ohne die entsprechende Unternehmenskultur bleibt das Potenzial der digitalen Tools weitestgehend ungenutzt.
Die Infrastruktur für das digitale Zeitalter
Remote Work und Home Office hatten viele Jahre lang insbesondere in Deutschland einen schlechten Ruf. Dabei ist das Arbeiten in verteilten, virtuellen Teams sehr viel mehr als nur das orts- und zeitunabhängige Arbeiten. Wenn einmal die Grundlagen für Remote Work geschaffen sind, wird eine neue Infrastruktur für das digitale Zeitalter geschaffen. Damit lassen sich dann in der Folge sehr viel einfacher externe Fachkräfte, Geschäftspartner oder Partnerunternehmen in Unternehmensprozesse integrieren. Remote Work fördert die Zusammenarbeit und schafft die Grundlagen für neues Wachstum.
Fazit: Remote Work – ein Zukunftsmodell
Auch wenn die Einführung von Collaboration-Tools zum Teil sehr kurzfristig erfolgte, muss die damit einhergehende Strategie langfristig angelegt sein. Remote Work und die Organisation von virtuellen Teams wird nur dann zum Erfolg, wenn die Tools sinnvoll in bestehende Prozesse und organisatorische Strukturen eingegliedert werden.
Was in vielen Unternehmen als eine Lösung eingeführt wurde, die aus der Not heraus geboren wurde, wird bleiben. Denn die Vorteile, die das Arbeiten in verteilten Teams mit sich bringt, sind viel zu wertvoll, als dass sie einfach wieder aufgegeben werden können. Darum ist es jetzt wichtig, die Organisationskultur auf den Prüfstand zu nehmen und alle Aspekte zu betrachten, die für Remote Work wichtig sind.
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